Hogyan hangold össze a napi működést, az IT-rendszereket és a biztonsági megoldásokat, hogy a céges irodaköltözés ne rémálom, hanem fejlődés legyen?
Az irodaváltás sokszor egy új kezdet ígérete. Új helyszín, új lehetőségek, frissebb környezet. De amíg ez elérkezik, addig gyakran káosszal, kapkodással és leállásokkal jár.
Sok cégvezető fejében az iroda költöztetés egyenlő a dobozokkal és a bútorokkal. A valóság viszont az, hogy a gördülékeny átállást az IT, a belső folyamatok és a biztonságos működés alapos előkészítése biztosítja.
Mi is nemrég költöztünk. A saját irodaköltözésünk során számos szervezési és logisztikai kihívással találkoztunk – még úgy is, hogy IT-sként tudatosan, előre megtervezett lépésekkel készültünk. Éppen ezért döntöttünk úgy, hogy megírjuk ezt a cikket: szeretnénk megosztani a tapasztalatainkat, és segíteni azoknak a cégeknek, akik hasonló döntés előtt állnak. Ha elkerülöd a tipikus buktatókat, amelyek gyakran előfordulnak egy ilyen folyamat során, az irodaköltözés valóban új lendületet és fejlődést hozhat a vállalat működésében.
Ebben a cikkben összegyűjtöttük a legfontosabb szempontokat és tanulságokat – saját tapasztalataink, valamint más cégek megosztott élményei alapján. Célunk, hogy segítsünk abban, hogy az irodaköltözés ne stresszes káosz, hanem tudatos fejlesztési lehetőség legyen. És természetesen azt is megmutatjuk, hogyan tud egy informatikai csapat ebben valódi, értékes támogatást nyújtani.
1. Az IT rendszer nem csak fizikai – stratégiai kérdés is
Egy Reddit-felhasználó így fogalmazott:
„A főnököm azt hitte, a szervereket csak lekapcsoljuk péntek délután, és hétfőn már minden megy. Majdnem sírtam.”
A legtöbben hajlamosak úgy gondolni az IT-re, mint egy „doboz, amit átköltöztetünk”. Pedig egy irodai hálózaton belül, már csak a Wi-Fi kiépítése is elég összetett szervezést igényel nemhogy egy szerverszoba kialakítása – minden apró változás komoly hatással lehet a működésre.
Pro tipp: Költözés előtt, az irodaváltás időszakában érdemes teljes IT-felmérést végezni. Az új iroda kiváló alkalmat nyújt arra, hogy felülvizsgáld a meglévő, elavult működési modelleket és technológiákat. Ilyenkor célszerű áttérni például modern beléptetőrendszerre, vezetékes hálózati alapokra, redundáns internetkapcsolatra, illetve a hálózati eszközök homogenizálására és központosítására is – ez utóbbi stabilabb és könnyebben menedzselhető irodai hálózatot eredményez.
2. Ne feledkezz meg az internetkapcsolatról – és a biztonsági vonalról sem
Szinte minden Reddit-esettanulmányban előkerül: „nincs még net az új irodában”. Egy szolgáltatói bekötés akár 4-6 hét is lehet, főleg bérelt vonal esetén. Ezért legalább 1-2 hónappal korábban érdemes felvenni a kapcsolatot a szolgáltatóval.
+1 tipp: gondoskodj redundáns vonalról is már az induláskor! Elég egy felújítás közben elvágott kábel, és leáll a teljes működés – ha nincs biztonsági vonal, az komoly kiesést okozhat.
3. Az igényfelmérés az alapoknál kezdődik
Az IT-infrastruktúra megtervezését nem szabad a költözés hetére hagyni. Már az iroda alaprajzának megismerésekor érdemes átgondolni az alapvető igényeket: hány végpontra lesz szükség? Egy munkaállomásnál jellemzően minimum két aljzat javasolt, de a jövőbeli bővülés vagy plusz eszközök (pl. IP-telefon, nyomtató) is igényelhetnek további csatlakozási lehetőségeket.
Különösen fontos kérdés, hogy hol helyezkednek majd el az asztalok és ehhez képest a fali- vagy padlócsatlakozók. Gyakori hiba, hogy a kiállások nehezen elérhetők, az irodai kábelek pedig keresztezik a forgalmas útvonalakat – ez nemcsak rendezetlen, de balesetveszélyes is. Ilyen helyzetek elkerülésére érdemes már az elején végiggondolni az asztalok elrendezését, és lehetőség szerint padlószintű csatlakozást, kábelcsatornákat vagy süllyesztett aljzatokat alkalmazni.
Érdemes előre tisztázni a Wi-Fi lefedettség kérdését – különösen akkor, ha az iroda nagy alapterületű vagy tagolt kialakítású. Ugyanígy fontos azt is meghatározni, hogy szükség van-e hagyományos telefonközpontra, vagy elegendő lesz egy felhőalapú VoIP megoldás.
Ha okos iroda kialakítását tervezitek – például automatizált világítással, érzékelőkkel vagy kártyás beléptetőrendszerrel –, különösen fontos, hogy minden részletet előre megtervezzetek. Ezeket utólag beépíteni nemcsak jóval költségesebb, de sokszor műszakilag is kivitelezhetetlen. A kábelezés mindig előzze meg a festést és a belsőépítészeti munkákat, hogy ne kelljen frissen készült felületeket újrabontani.
4. Beléptetőrendszer: kinek a kezében van a kulcs?
Ha olyan irodaházba költöztök, ahol van központi beléptetés, ne felejts el rákérdezni:
Ki üzemelteti ezt? Rálát a cég az eseménynaplóra? Van saját vezérlés?
Sok vezető meglepődve tapasztalta, hogy egy incidens esetén nem volt hozzáférésük a rendszerhez – és semmit sem tudtak visszanézni. Ezért gyakran érdemes saját, független biztonsági rendszert kialakítani.
5. Szervezés, beszerzés, koordináció – legyen projektgazda!
Az irodaköltözés projekt, és mint minden projektnek, ennek is kell egy felelős vezetője – egy megfelelő ember, aki koordinálja az alvállalkozókat, időpontokat, szállításokat. Ha minden részfeladatra külön céget bízol meg, az összehangolás hiánya csúszásokhoz, kapkodáshoz vezet.
Ha lehet, bízz meg olyan partnert, aki több részterületet (IT eszközbeszerzés, hálózatépítés, kamerarendszer, nyomtatás, adatvédelem) is tud egy kézben tartani.
6. IT eszközpark megújítása: használd ki az új helyszínt
Egy irodaköltözés jó alkalom arra, hogy ne csak a bútorokat, hanem az IT eszközparkot is felfrissítsd. Sok cég évekig halogatja az olyan fejlesztéseket, mint:
- új gépek, monitorok, projektorok
- kártyás nyomtatási rendszer (pl. a pénzügy ne ugyanazt használja, mint a raktár)
- modern beléptető és kamerarendszer
- vezetékes, strukturált hálózat
- hibrid munkavégzést támogató megoldások (VPN, laptop dokkoló, videókonferencia)
Ha már úgyis új helyre kerültök, érdemes a működést is új alapokra helyezni.
Kérdés: kell-e még fizikai telefonközpont? Vagy elég egy Microsoft Teams vagy Webex?
A céges irodaköltözés nem csak logisztika – lehetőség a jövőbiztos technológiai megújulásra is.
7. Eszközök szállítása: miért fontos a felügyelet
A költöztetés során különösen figyelni kell azokra az eszközökre, amelyek érzékeny adatokat tartalmaznak:
- szerverek, NAS-ok
- pénzügyi vagy jogi dokumentumokat tartalmazó gépek
- biztonsági mentések lemezei
Ezért fontos, hogy a költöztető cég munkáját szakmai felügyelet kísérje – lehetőleg olyan ember, aki az eszközök működését is érti.
8. Hálózat és adatvédelem – gondolj előre
Ha nagyobb irodába költözik a cég, hasznos lehet adatvédelmi szempontból is elkülöníteni az egyes részlegeket:
- külön hálózat a pénzügynek, HR-nek
- külön nyomtató minden főbb részlegnek
- vagy: kártyás nyomtatási rendszer, ahol minden nyomtatás naplózható és kontrollálható
Emellett fontos: hálózati lefedettségmérés már az indulás előtt. Hová kerülnek az a Wi-Fi AP-k? Lesz-e holtzóna? Tud-e minden dolgozó vezetékes kapcsolaton dolgozni, ha kell?
9. GDPR, NiS2, és a jogszabályi megfelelés
Egyre több cég esik a NiS2 szabályozás hatálya alá – különösen azok, amelyek kritikus vagy digitális szolgáltatásokat nyújtanak. Az új iroda IT rendszereit úgy kell kialakítani, hogy megfeleljenek a kiberbiztonsági előírásoknak:
- eseménynaplók, hozzáféréskezelés
- biztonságos Wi-Fi
- beléptetés és adatvédelem összehangolása
- kamerarendszer elhelyezésének jogszerűsége
A GDPR is továbbra is megköveteli, hogy csak annyi adatot kezelj, amennyit muszáj – és hogy azokat megfelelően védd.
10. Ne maradj egyedül – kérj szakértői támogatást
Ahogy az egyik Reddit-kommentelő összefoglalta:
„Az IT költözés nem arról szól, hogy bedugod a kábelt és kész. Egy rossz döntés napokig kiesést okozhat.”
A Rendszerinformatika csapata abban tud segíteni, hogy ezen időszak során:
- minimalizáljuk a működéskiesést
- iránymutatást adunk az adatok biztonságos kezeléséhez és átköltöztetéséhez
- az első naptól gördülékenyen menjen a munka
- a rendszerek megfeleljenek a mai biztonsági és adatvédelmi előírásoknak
Legyen szó hálózatépítésről, szerverek telepítéséről vagy informatikai eszközök beszerzéséről, mi már a tervezéskor ott vagyunk, hogy megelőzzük a problémákat.
